Regulamin

Regulamin Konferencji
 

Data: 17.09.2026 | Miejsce: Warszawa/Platforma online | Forma: Hybrydowa

§1
Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady, prawa i obowiązki Uczestników oraz Organizatora Konferencji Kliknij lub naciśnij tutaj, aby wprowadzić tekst. (dalej: „Konferencja”).

Organizatorem Konferencji jest VM Media Group sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku (ul. Świętokrzyska 73, 80–180 Gdańsk), zwana dalej „Organizatorem”.

Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu, miejsca, formy lub istotnych elementów programu Konferencji z ważnych przyczyn, o czym poinformuje Uczestników poprzez wiadomość e-mail oraz informację na stronie internetowej Konferencji.

Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych.

§2
Zasady Uczestnictwa

Każdy Uczestnik obecny stacjonarnie jest zobowiązany do noszenia otrzymanego identyfikatora w widocznym miejscu przez cały czas trwania Konferencji na jej terenie.

Organizator zastrzega sobie prawo do prowadzenia kontroli dostępu do poszczególnych sal wykładowych lub stref Konferencji. Wstęp do stref o ograniczonym dostępie (np. sesji tylko dla osób uprawnionych do wystawiania recept) będzie możliwy wyłącznie po okazaniu identyfikatora z odpowiednim oznaczeniem.

Personel Organizatora ma prawo do wyproszenia z terenu Konferencji lub z danej strefy osoby nieposiadającej identyfikatora lub posługującej się identyfikatorem nieuprawniającym do przebywania w danym miejscu.

Organizator zapewnia platformę do transmisji online, jednak nie ponosi odpowiedzialności za jakość i stabilność połączenia internetowego po stronie Uczestnika. Problemy techniczne uniemożliwiające Uczestnikowi udział w sesji, wynikające z jakości jego łącza internetowego lub konfiguracji sprzętu leżące po stronie Uczestnika, nie stanowią podstawy do reklamacji.

§3
Rejestracja

Warunkiem udziału w Konferencji jest dokonanie rejestracji poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji oraz terminowe uiszczenie opłaty, jeśli jest wymagana.

Uczestnikami Konferencji mogą być lekarze, diagności laboratoryjni, pielęgniarki, farmaceuci, studenci kierunków medycznych oraz wszystkie inne osoby zainteresowane tematyką Konferencji.

Uczestnik jest zobowiązany do podania w formularzu rejestracyjnym prawdziwych i kompletnych danych. Formularz precyzuje, które dane są wymagane dla poszczególnych grup zawodowych. Organizator zastrzega sobie prawo do weryfikacji uprawnień Uczestników.

Wysłanie formularza rejestracyjnego jest równoznaczne z akceptacją postanowień niniejszego Regulaminu oraz wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z §8.

Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa i obowiązują wszystkich Uczestników.

Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki podania przez Uczestnika nieprawdziwych lub niekompletnych danych.

§4
Opłaty

Informacje o wysokości opłat za udział w Konferencji, terminach ich obowiązywania oraz numerze konta bankowego są każdorazowo publikowane na stronie internetowej Konferencji.

Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany wysokości opłat (np. w ramach progów cenowych). Zmiana nie dotyczy Uczestników, którzy dokonali już rejestracji i wnieśli opłatę zgodnie z obowiązującą ich stawką.

Brak dokonania opłaty w terminie 7 dni od dnia rejestracji lub w terminie wskazanym na fakturze pro forma, upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia bez konieczności informowania o tym Uczestnika.

§5
Rezygnacja z udziału i odwołanie Konferencji

Uczestnik może zrezygnować z udziału w Konferencji. Rezygnację należy zgłosić wyłącznie poprzez dedykowany formularz rezygnacji dostępny na stronie internetowej Konferencji. Zgłoszenia rezygnacji drogą mailową lub telefoniczną nie będą rozpatrywane.

W przypadku rezygnacji, uczestnikowi przysługuje zwrot opłaty rejestracyjnej pomniejszony o koszty manipulacyjne:

Rezygnacja zgłoszona do 30 dni przed konferencją – koszty manipulacyjne wynoszą 10%

Rezygnacja zgłoszona w terminie od 29 do 15 dni przed datą rozpoczęcia Konferencji – koszty manipulacyjne wynoszą 35%

W przypadku zgłoszenia rezygnacji na mniej niż 14 dni przed datą rozpoczęcia Konferencji, wniesiona opłata nie podlega zwrotowi.

Zwrot należnych środków nastąpi w terminie do 14 dni roboczych od dnia otrzymania przez Organizatora prawidłowo wypełnionego formularza rezygnacji, na numer konta bankowego wskazany w formularzu.

W przypadku odwołania Konferencji z przyczyn leżących po stronie Organizatora, Organizator dokona automatycznego zwrotu 100% wniesionych opłat. Zwrot nastąpi w terminie do 14 dni roboczych od daty ogłoszenia odwołania Konferencji, na konto, z którego dokonano płatności.

W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn zależnych wyłącznie od Organizatora lub z powodu siły wyższej (przyczyn nadzwyczajnych, zewnętrznych, których Organizator nie mógł przewidzieć ani im zapobiec), Organizator niezwłocznie zwróci 100% kwot wpłaconych przez Uczestników.

Zwrot, o którym mowa w pkt. 4, obejmuje jedynie kwoty, które Uczestnik uiścił bezpośrednio na rzecz Organizatora. Organizator nie zwraca kosztów, które Uczestnik poniósł z własnej inicjatywy, w szczególności kosztów zakwaterowania oraz środków transportu.

§6
Zaświadczenia

Zaświadczenie z punktami edukacyjnymi przysługuje wyłącznie Uczestnikom posiadającym prawo wykonywania zawodu lekarza lub lekarza dentysty. Warunkiem jego otrzymania jest spełnienie wymogów określonych przez właściwą Okręgową Izbę Lekarską, w tym, w przypadku udziału online (forma hybrydowa, webinar), potwierdzony udział w co najmniej 80% sumarycznego czasu trwania wykładów objętych programem edukacyjnym.

Organizator wystawia dokumenty zaświadczenie na podstawie danych podanych w formularzu rejestracyjnym.

§7
Reklamacje

Wszelkie reklamacje wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej na adres e-mail: viamedica@viamedica.pl.

Reklamacje mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 3 dni od dnia zakończenia Konferencji. Reklamacje zgłoszone po tym terminie nie będą rozpatrywane.

Organizator rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od daty jej otrzymania.

§8
Ochrona Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych Uczestników jest VM Media Group sp. z o.o. siedzibą w Gdańsku, ul. Świętokrzyska 73, 80–180 Gdańsk.

Dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji umowy uczestnictwa w Konferencji, w celach marketingowych oraz w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.

Pełna klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych (RODO) stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu i jest dostępna na stronie internetowej Konferencji.

§9
Wizerunek Uczestnika i Własność Intelektualna

Przebieg Konferencji może być utrwalony przez Organizatora. Utrwalenie może nastąpić w szczególności w formie fotograficznej, wizualnej bądź audiowizualnej.

Organizator, po uzyskaniu zgody uczestnika, może wykorzystać utrwalone materiały z przebiegu Konferencji, w tym zdjęcia Uczestników w celach promocyjnych, edukacyjnych oraz zarobkowych, w serwisach internetowych należących do Organizatora, dostępnych na stronach internetowych: https://www.viamedica.pl/, https://www.tvmed.pl/, Social Media należące i wykorzystywane przez Organizatora.

Tytuł i program Konferencji, a także strona internetowa dotycząca Konferencji, Loga i inne oznaczenia, grafiki, zdjęcia, filmy lub pliki audio wykorzystywane do promocji Konferencji, jak i prezentacje na Konferencji są chronione prawem (m.in.  przepisami dotyczącymi własności intelektualnej, praw autorskich majątkowych i niemajątkowych), a prawa do tych materiałów przysługują Organizatorowi lub, jeśli tak zostało wskazane - osobie trzeciej.

Materiały, o których mowa w zapisie poprzedzającym nie mogą być wykorzystywane bez wyraźnej zgody Organizatora zapisanej na trwałym nośniku (m.in. zgoda wyrażona w formie pisemnej lub wiadomości przesłanej za pośrednictwem poczty elektronicznej) albo uprawnionej osoby trzeciej.

Kopiowanie materiałów konferencyjnych lub nagrywanie Konferencji, a także udostępnianie takich materiałów i nagrań nie jest dopuszczone przez Organizatora i może podlegać odpowiedzialności karnej. Niedopuszczalna jest publikacja, rozpowszechnianie materiałów ani ich udostępnianie innym osobom do ich wyłącznego użytku bez wyraźnej zgody Organizatora (m.in. zgoda wyrażona w formie pisemnej lub wiadomości przesłanej za pośrednictwem poczty elektronicznej) albo uprawnionej osoby trzeciej. Organizator zastrzega sobie prawo do dochodzenia właściwych roszczeń wynikających z prawa cywilnego względem osoby, która dopuściła się wskazanych naruszeń.

Dopuszczalne jest, aby Uczestnik na własne potrzeby używał materiałów otrzymanych od Organizatora w ramach Konferencji. 

§10
Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy polskiego Kodeksu Cywilnego.

Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy osobiste Uczestników pozostawione bez opieki na terenie Konferencji.

Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane w pierwszej kolejności polubownie. W przypadku braku ugody, spory rozstrzygać będzie sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.

Organizator ma prawo do zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie z dniem ich publikacji na stronie internetowej Konferencji i nie dotyczą umów zawartych przed tą datą.